Từ kỳ tính thuế năm 2026, quy định về giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc có nhiều thay đổi mà bộ phận HR, tiền lương và kế toán cần cập nhật. Không chỉ mức giảm trừ tăng, pháp luật mới còn thay đổi ngưỡng thu nhập của người phụ thuộc, làm rõ điều kiện đối với người không có khả năng lao động, nhóm “người khác không nơi nương tựa”, thời hạn đăng ký và trách nhiệm lưu hồ sơ của doanh nghiệp.
Khung pháp lý mới gồm Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Thông tư 87/2026/TT-BTC và Thông tư 90/2026/TT-BTC. Luật số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, nhưng riêng các quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026
1. Những thay đổi lớn về người phụ thuộc từ năm 2026
Một số nội dung doanh nghiệp cần cập nhật ngay trong quy trình tính lương, khấu trừ và quyết toán thuế TNCN như sau:
| Nội dung | Trước năm 2026 | Quy định áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 |
|---|---|---|
| Mức giảm trừ mỗi người phụ thuộc | 4,4 triệu đồng/tháng | 6,2 triệu đồng/tháng |
| Ngưỡng thu nhập để xác định NPT đối với nhóm có điều kiện thu nhập | Không quá 1 triệu đồng/tháng bình quân năm | Không quá 3 triệu đồng/tháng bình quân năm |
| Người không có khả năng lao động | Quy định theo nhóm khuyết tật, bệnh không có khả năng lao động | Xác định là người có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên |
| Cá nhân khác không nơi nương tựa | Có quy định về người NNT trực tiếp nuôi dưỡng | Quy định rõ thêm phải đang sống cùng NNT và NNT phải có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo pháp luật |
| Thời hạn đăng ký NPT | Cơ chế thời hạn khác nhau tùy trường hợp | Đăng ký NPT cùng hồ sơ chứng minh trước ngày 31/12 của năm tính thuế |
| Nhiều người cùng có trách nhiệm nuôi dưỡng một NPT | Một NPT chỉ được giảm trừ cho một NNT | Nếu thay đổi người được giảm trừ thì việc thay đổi áp dụng cho kỳ tính thuế tiếp theo |
2. Ai được xác định là người phụ thuộc theo quy định mới
Điều 10 Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 và Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP chia NPT thành các nhóm chính.
Con dưới 18 tuổi :
Bao gồm con đẻ, con nuôi theo quy định của pháp luật, con riêng của vợ hoặc con riêng của chồng. Đây là nhóm không phải đáp ứng điều kiện về thu nhập.
Con từ đủ 18 tuổi trở lên không có khả năng tự lao động :
Con từ đủ 18 tuổi trở lên có thể là NPT nếu thuộc một trong các trường hợp: mất năng lực hành vi dân sự; là người khuyết tật; hoặc là người không có khả năng lao động.
Điểm cần lưu ý là pháp luật mới không nên được diễn đạt thành “con bị khuyết tật và không có khả năng lao động” như một điều kiện kép. Điều 47 Nghị định 253 liệt kê đây là các trường hợp riêng.
Đối với trường hợp được xác định là không có khả năng lao động, Nghị định 253 xác định cụ thể là người có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.
Con từ đủ 18 tuổi trở lên đang học
Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề; kể cả con từ đủ 18 tuổi đang học bậc phổ thông và khoảng thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12 có thể được tính là NPT nếu: Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không quá 3 triệu đồng. Đây là thay đổi đáng chú ý. Trước đây ngưỡng áp dụng là 1 triệu đồng/tháng; từ quy định mới, ngưỡng được nâng lên 3 triệu đồng/tháng bình quân trong năm
Vợ hoặc chồng, cha mẹ và các đối tượng tương tự
Nhóm này gồm vợ/chồng; cha mẹ đẻ; cha dượng, mẹ kế; cha mẹ nuôi hợp pháp; cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng.
Nếu người đó trong độ tuổi lao động, phải đồng thời đáp ứng hai điều kiện: không có khả năng lao động và không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm không quá 3 triệu đồng.
Nếu người đó ngoài độ tuổi lao động, chỉ phải đáp ứng điều kiện về thu nhập: không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng trong năm không quá 3 triệu đồng.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu đơn giản rằng “cha mẹ không có thu nhập thì đương nhiên là NPT”. Nếu cha hoặc mẹ vẫn còn trong độ tuổi lao động thì còn phải kiểm tra điều kiện không có khả năng lao động.
Điều kiện đối với ông bà, anh chị em, cháu ruột… chặt chẽ hơn
Một trong những điểm HR cần đặc biệt chú ý là nhóm “cá nhân khác không nơi nương tựa mà NNT phải trực tiếp nuôi dưỡng”. Nhóm này có thể gồm anh, chị, em ruột; ông bà nội, ông bà ngoại; cô, dì, cậu, chú, bác ruột; cháu ruột và người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo pháp luật. Tuy nhiên, không phải cứ có quan hệ ông bà, anh chị em hoặc cháu ruột và thu nhập thấp là được đăng ký.
Điểm đ Khoản 2 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định rõ người thuộc nhóm này phải là người không nơi nương tựa, đang sống cùng NNT, đồng thời NNT phải có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo Điều 104, Điều 105, Điều 106 Luật Hôn nhân và gia đình hoặc pháp luật liên quan
Sau đó, người này vẫn phải đáp ứng điều kiện về độ tuổi lao động, khả năng lao động và thu nhập tương tự như nhóm vợ/chồng, cha mẹ.
3. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc doanh nghiệp cần lưu
| Đối tượng | Hồ sơ cơ bản cần lưu |
|---|---|
| Con đẻ | Giấy khai sinh hoặc giấy tờ xác định quan hệ cha mẹ – con; Căn cước của con nếu đã được cấp |
| Con nuôi | Giấy khai sinh, Căn cước nếu có và quyết định/giấy chứng nhận nuôi con nuôi |
| Con riêng của vợ/chồng | Giấy khai sinh, Căn cước nếu có và giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân/quan hệ với con |
| Con đang học | Hồ sơ chứng minh quan hệ cha mẹ – con và thẻ sinh viên, xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ chứng minh đang học |
| Vợ/chồng | Căn cước và giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ vợ chồng |
| Cha mẹ | Căn cước và giấy tờ xác định quan hệ cha mẹ – con; tùy trường hợp cha mẹ nuôi, cha mẹ vợ/chồng, cha dượng/mẹ kế sẽ có giấy tờ tương ứng |
| Cá nhân khác không nơi nương tựa | Căn cước, Bảng kê khai người phải trực tiếp nuôi dưỡng, giấy tờ chứng minh quan hệ và giấy tờ chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu có |
| Người không có khả năng lao động | Ngoài hồ sơ quan hệ, phải có giấy tờ chứng minh tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên |
Đáng chú ý, Khoản 8 Điều 4 Thông tư 87 quy định tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh NPT để phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các trường hợp khác theo pháp luật. Đây chính là trách nhiệm trực tiếp của doanh nghiệp khi nhận đăng ký NPT qua công ty.
4. Thời hạn đăng ký người phụ thuộc: cần đặc biệt lưu ý mốc 31/12
Khoản 2 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định NNT được giảm trừ cho NPT nếu đã đăng ký thuế và đăng ký NPT.
Thời hạn đăng ký NPT cùng hồ sơ chứng minh là trước ngày 31/12 của năm tính thuế và việc đăng ký được thực hiện ổn định cho các năm sau nếu không có thay đổi. Trong năm, NPT được tạm tính giảm trừ kể từ khi đăng ký. Tuy nhiên, nếu trong năm NNT chưa tính giảm trừ thì khi thực hiện quyết toán thuế, NNT được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định.
Ví dụ, NLĐ có con sinh tháng 3/2026 nhưng đến tháng 8/2026 mới hoàn tất đăng ký. Trong quá trình tính lương, doanh nghiệp thực hiện giảm trừ theo trạng thái đăng ký. Khi quyết toán thuế năm, nếu đáp ứng điều kiện và thủ tục theo quy định, phần giảm trừ có thể được xác định từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
5. Không phải năm nào cũng đăng ký lại người phụ thuộc
Pháp luật mới không đặt ra nguyên tắc “sang năm phải đăng ký NPT lại”. Khoản 2 Điều 48 Nghị định 253 quy định hồ sơ được thực hiện ổn định cho các năm sau nếu không có thay đổi. Vì vậy, nếu NLĐ đã đăng ký con từ năm trước, NPT vẫn đủ điều kiện và hồ sơ không ghi thời điểm kết thúc thì không phải đăng ký lại chỉ vì bước sang năm mới.
Ngược lại, nếu dữ liệu đăng ký trước đó đã xác định thời điểm kết thúc giảm trừ, nhưng sau thời điểm đó NLĐ lại muốn tiếp tục giảm trừ thì cần thực hiện thủ tục thay đổi/đăng ký tăng lại phù hợp với tình trạng thực tế.
Thông tư 90/2026/TT-BTC quy định thủ tục đăng ký tăng, giảm và thay đổi thông tin NPT; khi đăng ký giảm phải kê khai thông tin kết thúc giảm trừ gia cảnh. Trong bản Thông tư 90 bạn cung cấp, nội dung này nằm tại Khoản 4 Điều 23.
Cách hiểu đúng vì vậy là: không đăng ký lại hằng năm; chỉ xử lý lại khi có thay đổi hoặc hồ sơ trước đó đã kết thúc hiệu lực giảm trừ.
6. Chuyển người phụ thuộc từ người này sang người khác không được tùy ý trong cùng năm
Khoản 3 Điều 10 Luật Thuế TNCN quy định mỗi NPT chỉ được tính giảm trừ một lần vào một NNT. Nghị định 253 còn quy định rõ hơn: trường hợp nhiều NNT cùng có một NPT phải nuôi dưỡng thì các bên tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ cho một người trong năm tính thuế. Nếu thay đổi thỏa thuận thì việc thay đổi áp dụng cho kỳ tính thuế tiếp theo.
Ví dụ, năm 2026 hai vợ chồng cùng có trách nhiệm nuôi con và đã thống nhất để người chồng đăng ký giảm trừ. Không nên hiểu rằng đến tháng 7 có thể báo giảm ở chồng rồi chuyển cho vợ để vợ tiếp tục hưởng giảm trừ trong những tháng còn lại của chính năm 2026. Nếu thay đổi thỏa thuận, nguyên tắc của Nghị định 253 là áp dụng sang kỳ tính thuế tiếp theo.
7. Doanh nghiệp đăng ký NPT cho NLĐ bằng biểu mẫu nào?
Thông tư 90/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và thay đổi hệ thống biểu mẫu đăng ký thuế. Khi NLĐ đăng ký NPT thông qua doanh nghiệp, cần phân biệt rõ hai trường hợp.
- Nếu NLĐ ủy quyền cho doanh nghiệp, NLĐ thực hiện văn bản ủy quyền Mẫu 41/UQ-ĐKT và cung cấp hồ sơ xác định NPT tương ứng. Doanh nghiệp tổng hợp thông tin đăng ký thuế NPT vào Mẫu 20-ĐKT-TH.
- Nếu cá nhân tự thực hiện trực tiếp với cơ quan thuế, cá nhân sử dụng Mẫu 20-ĐKT, không phải Mẫu 20-ĐKT-TH.
8. Doanh nghiệp cần làm gì về người phụ thuộc trong năm 2026?
Doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào các việc thực sự liên quan đến trách nhiệm của mình:
- Cập nhật mức giảm trừ người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/người/tháng cho kỳ tính thuế năm 2026.
- Cập nhật ngưỡng thu nhập của NPT: không quá 3 triệu đồng/tháng bình quân trong năm đối với các trường hợp phải đáp ứng điều kiện thu nhập.
- Rà lại checklist hồ sơ NPT theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, không tiếp tục dùng nguyên trạng hồ sơ theo quy định cũ.
- Sử dụng đúng biểu mẫu đăng ký/thay đổi NPT theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
- Theo dõi thời điểm bắt đầu, kết thúc giảm trừ và các trường hợp có thay đổi thông tin NPT.
- Thông báo NLĐ hoàn tất đăng ký và hồ sơ đúng thời hạn, đặc biệt lưu ý mốc 31/12 của năm tính thuế.
- Lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh NPT để cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra.
Doanh nghiệp không phải tự đi xác minh thu nhập, điều kiện nuôi dưỡng hoặc tình trạng thực tế của NPT thay cho NLĐ. Người nộp thuế chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin đã kê khai.
