Cập nhật đến ngày 22/09/2026
Năm 2026, nhiều tỉnh, thành đã ban hành văn bản yêu cầu doanh nghiệp báo cáo hoặc cập nhật kết quả khám sức khỏe định kỳ của người lao động.
Điểm khiến doanh nghiệp dễ nhầm là: pháp luật quy định thống nhất nghĩa vụ phải tổ chức khám sức khỏe cho NLĐ, nhưng việc báo cáo kết quả năm 2026 lại được từng địa phương hướng dẫn riêng. Do đó, không có một ngày hạn chót, một biểu mẫu hoặc một đường link duy nhất áp dụng cho tất cả doanh nghiệp trên toàn quốc.
Với SME và Startup, chỉ cần hiểu đúng trình tự:
Xác định nghĩa vụ khám → kiểm tra công văn của địa phương → tổ chức khám → tổng hợp số liệu thực tế → báo cáo đúng link/biểu mẫu → lưu bằng chứng đã nộp.
Bài viết này chỉ đề cập đến báo cáo kết quả khám sức khỏe định kỳ năm 2026. Báo cáo y tế lao động theo Thông tư 19/2016/TT-BYT là một báo cáo khác và không được thay thế bởi báo cáo này.
1. Báo cáo kết quả khám sức khỏe định kỳ là gì?
Có thể hiểu đơn giản, đây là việc doanh nghiệp cung cấp hoặc cập nhật cho cơ quan quản lý thông tin về tình hình khám sức khỏe của NLĐ theo yêu cầu triển khai tại địa phương.
Tùy từng tỉnh/thành, doanh nghiệp có thể phải cung cấp các thông tin như:
- tổng số NLĐ;
- số NLĐ đã được khám;
- số NLĐ chưa được khám;
- ngày hoặc thời gian tổ chức khám;
- cơ sở y tế thực hiện;
- số người đã được cập nhật dữ liệu sức khỏe;
- các thông tin khác theo mẫu địa phương.
Ví dụ tại Đồng Nai, doanh nghiệp thuộc phạm vi hướng dẫn phải báo cáo tổng số NLĐ đã khám, chưa khám và tên cơ sở y tế thực hiện khám sức khỏe định kỳ.
Có phải gửi toàn bộ kết quả bệnh của từng nhân viên không?
Không nên hiểu như vậy. Doanh nghiệp chỉ cung cấp những trường thông tin mà công văn hoặc biểu mẫu yêu cầu. Hồ sơ khám và thông tin bệnh lý cá nhân là dữ liệu sức khỏe của NLĐ, không nên tự động gửi toàn bộ nếu cơ quan tiếp nhận không yêu cầu.
2. Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm? Mức phạt có thể rất lớn
Trước khi nói đến báo cáo, cần hiểu rằng việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động.
Theo khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015:
- NLĐ thông thường phải được khám sức khỏe ít nhất 01 lần/năm;
- Người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; NLĐ khuyết tật; NLĐ chưa thành niên; NLĐ cao tuổi phải được khám ít nhất 06 tháng/lần.
Không tổ chức khám có thể bị phạt đến 150 triệu đồng
Từ ngày 10/09/2026, khoản 2 Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức phạt đối với hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp là 1–3 triệu đồng cho mỗi NLĐ, tối đa 75 triệu đồng đối với cá nhân.
Mức phạt đối với tổ chức bằng 2 lần, nên doanh nghiệp có thể bị phạt:
2–6 triệu đồng/NLĐ vi phạm, nhưng tối đa 150 triệu đồng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc tổ chức khám; nếu NLĐ đã tự thực hiện việc khám thì có thể bị buộc thanh toán chi phí cho NLĐ.
Không báo cáo có bị phạt không?
Điều 31 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động không báo cáo hoặc báo cáo không đúng thời hạn về công tác an toàn, vệ sinh lao động theo quy định của pháp luật có thể bị phạt 1–3 triệu đồng đối với cá nhân; doanh nghiệp là tổ chức về nguyên tắc chịu mức phạt gấp đôi.
Tuy nhiên cần phân biệt:
- Không tổ chức khám là hành vi có chế tài trực tiếp và rất rõ.
- Không gửi một biểu mẫu cập nhật KSK cụ thể của địa phương có bị áp dụng Điều 31 hay không còn phải căn cứ vào chính nghĩa vụ báo cáo và văn bản triển khai tương ứng.
Không nên máy móc lấy mức phạt “không tổ chức khám” áp sang hành vi “không gửi báo cáo”.
3. Doanh nghiệp nào phải báo cáo?
Về việc khám sức khỏe, tất cả người sử dụng lao động thuộc phạm vi Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động phải thực hiện nghĩa vụ đối với NLĐ theo quy định.
Nhưng với báo cáo/cập nhật kết quả năm 2026, cần kiểm tra văn bản của địa phương nơi doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý.
Doanh nghiệp không nên tự kết luận: “Công ty tôi chỉ có 7 nhân viên nên chắc không phải báo cáo.”
Nhiều văn bản địa phương áp dụng chung cho doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh và tổ chức có sử dụng lao động, không đặt ngưỡng 10, 20 hay 50 nhân sự.
Ví dụ Công văn 2632/SNV-LĐVL của Lạng Sơn áp dụng đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, cơ sở sản xuất kinh doanh và tổ chức có sử dụng lao động.
Với Startup ít người, cách an toàn là tra cứu công văn địa phương trước, thay vì suy đoán theo quy mô.
4. Nội dung khám sức khỏe định kỳ cho người lao động năm 2026
Theo Điều 36 Thông tư 32/2023/TT-BYT, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Thông tư 25/2026/TT-BYT, người từ đủ 18 tuổi trở lên thực hiện khám sức khỏe định kỳ theo Mẫu số 03 Phụ lục XXIV.
Nội dung cơ bản gồm:
- Khám thể lực: chiều cao, cân nặng, chỉ số BMI, mạch, huyết áp.
- Khám lâm sàng: Nội khoa; Ngoại khoa; Da liễu; Sản phụ khoa; Mắt; Tai – Mũi – Họng; Răng – Hàm – Mặt. Riêng nội khoa còn bao gồm các nội dung như tuần hoàn, hô hấp, tiêu hóa, thận – tiết niệu – sinh dục, nội tiết, cơ – xương – khớp, thần kinh, tâm thần.
- Khám cận lâm sàng: đối với khám sức khỏe định kỳ, các nội dung cận lâm sàng được thực hiện khi có chỉ định của bác sĩ.
Điểm mới doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý
Khám sức khỏe định kỳ không đồng nghĩa mặc nhiên phải làm toàn bộ xét nghiệm máu, xét nghiệm nước tiểu, X-quang tim phổi… cho tất cả NLĐ trong mọi lần khám.
Theo quy định mới, các nội dung cận lâm sàng khi khám sức khỏe định kỳ được thực hiện theo chỉ định của bác sĩ. Đây là điểm cần phân biệt với khám phân loại sức khỏe để đi học, đi làm, vốn có nội dung cận lâm sàng được quy định riêng trong Mẫu số 03.
Ví dụ: Startup có 15 nhân viên văn phòng tổ chức khám sức khỏe định kỳ năm 2026. Doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm các nội dung khám thể lực và khám lâm sàng theo Mẫu số 03; còn việc có phải xét nghiệm máu, nước tiểu hay chụp X-quang cho từng NLĐ hay không sẽ căn cứ vào chỉ định chuyên môn của bác sĩ.
Lao động nữ có yêu cầu riêng
Đối với lao động nữ, khi khám sức khỏe định kỳ còn phải được khám chuyên khoa phụ sản theo danh mục tại Phụ lục XXV.
Doanh nghiệp cần làm gì khi ký hợp đồng khám?
Đây là điểm rất thực tế với SME. Khi chọn bệnh viện/phòng khám, không nên chỉ hỏi: “Gói khám doanh nghiệp giá bao nhiêu một người?”
Mà nên hỏi thêm: “Gói này có thực hiện đúng nội dung khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ theo Điều 36 Thông tư 32/2023/TT-BYT, đã được sửa đổi bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT và Mẫu số 03 Phụ lục XXIV hay không?”
Điều này giúp tránh trường hợp doanh nghiệp đã bỏ chi phí tổ chức khám nhưng gói khám lại quá sơ sài, thiếu các nội dung bắt buộc.
Link download Thông tư 25/2026/TT-BYT
Link download Mẫu số 03 Phụ lục XXIV
5. Hạn nộp báo cáo năm là ngày nào?
Không có một hạn chung trên toàn quốc. Đây là điểm quan trọng nhất doanh nghiệp cần nhớ.
Mỗi địa phương có thể quy định:
- Hạn hoàn thành khám;
- Thời điểm báo cáo lần đầu;
- Thời hạn cập nhật sau khi khám;
- Hoặc chu kỳ cập nhật khi số liệu thay đổi.
Một số trường hợp điển hình
| Địa phương | Yêu cầu đáng chú ý |
|---|---|
| TP.HCM | Hoàn thành khám trước 31/10/2026; sau khi khám xong phải cập nhật kết quả trong vòng 03 ngày |
| Đồng Nai | Một số DN phải báo cáo số đã khám/chưa khám; DN chưa tổ chức khám phải hoàn thành trước 30/10/2026 và tiếp tục báo cáo kết quả |
| Hải Phòng | Báo cáo lần đầu số liệu khám từ 01/01/2026 đến thời điểm báo cáo; khi có số liệu mới phải cập nhật chậm nhất 05 ngày |
| Lạng Sơn | Yêu cầu hoàn thành, tổng hợp và cập nhật theo Công văn 2632/SNV-LĐVL; mốc báo cáo được hướng dẫn là 21/08/2026 |
| Hà Nội | Có Công văn 6347/SNV-VLATLĐ ngày 21/08/2026 về đôn đốc khám và cập nhật dữ liệu; |
Đừng hiểu sai mốc 31/10 của TP.HCM
Công văn 16093/SNV-VLATLĐ yêu cầu doanh nghiệp tại TP.HCM: hoàn thành khám trước 31/10/2026 nhưng: phải cập nhật kết quả trong vòng 03 ngày sau khi hoàn thành khám.
Ví dụ công ty khám xong ngày 20/09/2026 thì phải thực hiện cập nhật theo mốc 3 ngày; không phải đợi đến 31/10 mới báo cáo.
6. Trước khi báo cáo, doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu gì?
Với SME, không cần làm một bộ hồ sơ phức tạp. HR chỉ cần chuẩn bị trước một bảng tổng hợp.
Thông tin doanh nghiệp : Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người phụ trách và thông tin liên hệ.
Thông tin người lao động : Tổng số NLĐ, số thuộc diện phải khám, số đã khám và số chưa khám.
Thông tin đợt khám : Ngày khám, tên cơ sở khám bệnh chữa bệnh, số người thực tế tham gia và tình trạng hoàn thành.
Một nguyên tắc quan trọng: Số liệu báo cáo phải dựa trên người thực tế đã được khám, không dựa trên số người doanh nghiệp đã đăng ký với bệnh viện.
Ví dụ công ty đặt gói khám cho 30 người nhưng ngày khám có 27 người tham gia thì tại thời điểm đó: Đã khám: 27 – Chưa khám: 3.
7. Quy trình báo cáo từng bước cho SME
Bước 1: Tra cứu công văn áp dụng tại địa phương
Xác định 4 vấn đề: Doanh nghiệp nào phải thực hiện? – Hạn nào? – Khai dữ liệu gì? – Nộp ở đâu?
Doanh nghiệp có thể tra cứu bảng tổng hợp các công văn/hướng dẫn về khám sức khỏe định kỳ năm 2026 của 34 tỉnh, thành để xác định văn bản áp dụng tại địa phương mình. Sau đó nên mở và đối chiếu chính văn bản của địa phương trước khi thực hiện.
Bước 2: Rà soát danh sách NLĐ
Lập danh sách: Phải khám – Đã khám – Chưa khám
Đặc biệt chú ý NLĐ nghỉ phép, công tác, mới vào làm hoặc vắng mặt trong ngày công ty tổ chức khám tập trung.
Bước 3: Đối chiếu với cơ sở khám
Sau đợt khám, yêu cầu cơ sở y tế cung cấp danh sách thực tế đã khám.
HR đối chiếu: Danh sách nhân sự ↔ danh sách đăng ký ↔ danh sách thực tế đã khám
Nếu còn thiếu người thì lập kế hoạch khám bổ sung.
Bước 4: Điền đúng biểu mẫu của địa phương
Không dùng biểu mẫu của tỉnh khác.
Điền theo đúng số liệu thực tế và nội dung mà form yêu cầu. Nếu địa phương yêu cầu cập nhật lại khi có người khám bổ sung thì doanh nghiệp tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn.
Bước 5: Kiểm tra trước khi gửi
Nên rà soát ít nhất: MST → số NLĐ → số đã khám → số chưa khám → ngày khám → tên cơ sở y tế.
Đây là những dữ liệu dễ nhập sai nhất.
Bước 6: Lưu bằng chứng đã báo cáo
Sau khi hoàn thành, lưu:
- Ảnh chụp màn hình gửi thành công;
- Email xác nhận nếu có;
- File tổng hợp số liệu;
- Danh sách NLĐ đã dùng để khai;
- Công văn địa phương;
- Biên nhận hoặc tài liệu xác nhận khác nếu có.
Việc lưu bằng chứng đặc biệt quan trọng vì Google Form thường không tạo một “hồ sơ hành chính” đầy đủ giống nộp văn bản giấy.
8. Ví dụ thực tế: Startup có 18 nhân viên
Công ty ABC có 18 NLĐ văn phòng.
Ngày 20/09/2026, công ty tổ chức khám sức khỏe định kỳ.
Kết quả:
- 18 người thuộc diện phải khám;
- 16 người đã khám;
- 2 người nghỉ trong ngày khám;
- cơ sở thực hiện: Bệnh viện X.
HR không nên khai: 18/18 đã khám chỉ vì công ty đã mua gói khám cho đủ 18 người.
Số liệu đúng tại thời điểm báo cáo là:
| Nội dung | Số liệu |
|---|---|
| Tổng NLĐ | 18 |
| Đã khám | 16 |
| Chưa khám | 2 |
| Ngày khám | 20/09/2026 |
| Cơ sở khám | Bệnh viện X |
Sau đó doanh nghiệp bố trí khám bổ sung cho 2 NLĐ còn lại. Nếu địa phương yêu cầu cập nhật khi số liệu thay đổi, sau khi 2 người hoàn thành khám thì HR cập nhật lại.
Đây là điểm quản trị quan trọng: Báo cáo phải phản ánh tình trạng thực tế. Báo cáo 16/18 không phải “báo cáo xấu”; ghi 18/18 khi thực tế còn 2 người chưa khám mới tạo ra rủi ro.
9. Khám như thế nào mới được coi là đúng quy định?
Báo cáo đúng nhưng bản thân việc khám không đúng thì doanh nghiệp vẫn có rủi ro.
Nội dung khám sức khỏe hiện thực hiện theo Thông tư 32/2023/TT-BYT, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT của Bộ Y tế. Thông tư 25 được ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ 15/08/2026.
Đối với NLĐ từ đủ 18 tuổi, quy định hiện hành sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục XXIV; nội dung gồm khám thể lực, khám lâm sàng và cận lâm sàng theo quy định, trong đó đối với khám định kỳ thì cận lâm sàng thực hiện theo chỉ định của bác sĩ. Lao động nữ còn được khám chuyên khoa phụ sản theo quy định.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ chọn một “gói khám công ty giá rẻ” rồi mặc định đã đáp ứng luật. Khi ký hợp đồng với cơ sở y tế, nên yêu cầu xác nhận nội dung khám đáp ứng quy định hiện hành đối với khám sức khỏe định kỳ NLĐ.
10. NLĐ tự đi khám rồi công ty hoàn tiền có được không?
Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động đặt trách nhiệm tổ chức khám cho người sử dụng lao động. Vì vậy, nếu doanh nghiệp cho NLĐ chủ động đi khám rồi hoàn lại chi phí, doanh nghiệp không nên chỉ yêu cầu một hóa đơn.
Ít nhất phải kiểm soát được:
- NLĐ khám tại cơ sở phù hợp;
- Nội dung khám đáp ứng quy định;
- Có kết quả hợp lệ;
- HR biết chính xác ai đã khám, ai chưa;
- Doanh nghiệp có đủ dữ liệu để chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ.
Nếu chỉ nói: Nhân viên tự đi khám ở đâu cũng được rồi mang hóa đơn về thanh toán
thì doanh nghiệp có thể đã chi tiền, nhưng chưa chắc đã quản lý được việc thực hiện nghĩa vụ khám sức khỏe đúng quy định.
11. Toàn bộ LINK nộp báo cáo khám sức khỏe định kỳ của 34 tỉnh thành
Dưới đây là Toàn bộ LINK nộp báo cáo khám sức khỏe định kỳ của 34 tỉnh thành năm 2026 chi tiết như sau:
| TT | Tỉnh/thành | Link |
|---|---|---|
| 1 | TP Hà Nội | Xã Hồng Vân : Link nộp báo cáo ( Công văn 1734 /UBND-VHXH Tải công văn ) Xã Tam Hưng: Link nộp báo cáo ( Công văn 3190/UBND-VHXH Tải công văn ) Phường Yên Nghĩa : Link nộp báo cáo ( Công văn 1489/UBND-VHXH Tải công văn) Tại các Xã, phương khác : Link báo cáo trong công văn Công văn 6347/SNV-VLATLĐ năm 2026 Tải công văn |
| 2 | TP Hồ Chí Minh | Link nộp báo cáo Công văn 16093/SNV-VLATLĐ năm 2026 Tải công văn |
| 3 | TP Hải Phòng | Link nộp báo cáo Công văn 3843/SNV-LĐVL năm 2026 Tải công văn |
| 4 | TP Đà Nẵng | Đang cập nhật |
| 5 | TP Huế | Đang cập nhật |
| 6 | TP Cần Thơ | Đang cập nhật |
| 7 | TP Đồng Nai | Link nộp báo cáo Công văn 3545/SNV-LĐ năm 2026 Tải công văn |
| 8 | An Giang | Đang cập nhật |
| 9 | Bắc Ninh | Đang cập nhật |
| 10 | Cà Mau | Đang cập nhật |
| 11 | Cao Bằng | Đang cập nhật |
| 12 | Đắk Lắk | Phường Buôn Mê Thuột: Link nộp báo cáo (Công văn 3582/UBND-VHXH năm 202 Tải công văn ) |
| 13 | Điện Biên | Đang cập nhật |
| 14 | Đồng Tháp | Đang cập nhật |
| 15 | Gia Lai | Đang cập nhật |
| 16 | Hà Tĩnh | Đang cập nhật |
| 17 | Hưng Yên | Đang cập nhật |
| 18 | Khánh Hòa | Đang cập nhật |
| 19 | Lai Châu | Đang cập nhật |
| 20 | Lâm Đồng | Đang cập nhật |
| 21 | Lạng Sơn | Link nộp báo cáo Công văn 2632/SNV-LĐVL năm 2026 Tải công văn |
| 22 | Lào Cai | Đang cập nhật |
| 23 | Nghệ An | Công văn 9691/UBND-VX năm 2026 Tải công văn |
| 24 | Ninh Bình | Đang cập nhật |
| 25 | Phú Thọ | Đang cập nhật |
| 26 | Quảng Ngãi | Đang cập nhật |
| 27 | Quảng Ninh | Đang cập nhật |
| 28 | Quảng Trị | Đang cập nhật |
| 29 | Sơn La | Đang cập nhật |
| 30 | Tây Ninh | Đang cập nhật |
| 31 | Thái Nguyên | Đang cập nhật |
| 32 | Thanh Hóa | Đang cập nhật |
| 33 | Tuyên Quang | Đang cập nhật |
| 34 | Vĩnh Long | Đang cập nhật |
12. Checklist để HR thực hiện ngay
Có thể sử dụng checklist sau cho từng năm:
Tra cứu công văn địa phương
→ xác định hạn và link nộp
→ lập danh sách NLĐ phải khám
→ chọn cơ sở y tế phù hợp
→ tổ chức khám
→ đối chiếu người thực tế đã khám
→ bố trí khám bổ sung nếu thiếu
→ tổng hợp dữ liệu
→ gửi báo cáo
→ lưu bằng chứng
→ cập nhật lại nếu địa phương yêu cầu khi số liệu thay đổi.
Với Startup 10–20 người, chỉ cần có một file Excel theo dõi các cột Mã NV – Họ tên – Thuộc diện khám – Ngày khám – Cơ sở khám – Đã/Chưa khám – Ngày báo cáo là đã có thể kiểm soát phần lớn quy trình.
