Thành lập công đoàn cơ sở là một thủ tục mà nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là SME và Startup, thường lúng túng vì không rõ ai là người đứng ra thành lập, cần đủ bao nhiêu người, hồ sơ gồm những gì và nộp ở đâu.
Điểm cần hiểu ngay từ đầu là: công đoàn cơ sở không phải do Giám đốc hoặc HR tự ra quyết định thành lập như một phòng ban nội bộ. Việc thành lập phải xuất phát từ sự tự nguyện của người lao động và được tổ chức Công đoàn cấp trên hướng dẫn, công nhận theo quy định.
Vì vậy, doanh nghiệp nên nhìn thủ tục này theo đúng trình tự:
Có đủ người lao động tự nguyện tham gia → thành lập Ban vận động → tổ chức Đại hội → bầu Ban Chấp hành → hoàn thiện hồ sơ → gửi công đoàn cấp trên để công nhận.
Bài viết này sẽ hướng dẫn từng bước theo quy định hiện hành, kèm danh mục hồ sơ cần chuẩn bị ở mỗi giai đoạn và ví dụ cụ thể để doanh nghiệp có thể áp dụng ngay trong thực tế.
1. Điều kiện để thành lập công đoàn cơ sở
Theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam khóa XIII và Hướng dẫn 38/HD-TLĐ, công đoàn cơ sở có thể được thành lập tại doanh nghiệp khi có từ 05 đoàn viên công đoàn hoặc 05 người lao động trở lên có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam.
Như vậy, cần phân biệt:
Công ty có 50 lao động nhưng chỉ có 3 người muốn tham gia
→ chưa đủ điều kiện theo ngưỡng 5 người.
Công ty có 8 lao động, trong đó 5 người tự nguyện tham gia
→ có thể tiến hành thủ tục thành lập.
Điểm quan trọng là:
Số lao động của công ty không quyết định trực tiếp việc thành lập; phải có đủ số người tự nguyện tham gia theo quy định.
Công ty có bắt buộc phải tự thành lập công đoàn không ?
Không nên hiểu rằng Giám đốc có nghĩa vụ tự đứng ra “lập công đoàn”.
Luật quy định người lao động có quyền thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn; tổ chức Công đoàn có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ việc thành lập công đoàn cơ sở. Người sử dụng lao động phải tôn trọng và tạo điều kiện, nhưng không được chi phối việc thành lập
2. Xác định công đoàn cấp trên trước khi làm hồ sơ
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, nên xác định công đoàn cấp trên có thẩm quyền tiếp nhận và công nhận công đoàn cơ sở.
Do cơ cấu tổ chức Công đoàn đã có thay đổi từ ngày 01/07/2025, doanh nghiệp không nên sử dụng hướng dẫn cũ rồi mặc định nộp hồ sơ cho Liên đoàn Lao động quận/huyện.
Nếu chưa xác định được đơn vị phụ trách, có thể liên hệ Liên đoàn Lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để được hướng dẫn đúng đầu mối.
Khi liên hệ, chỉ cần xác nhận các nội dung chính:
- Đơn vị tiếp nhận hồ sơ;
- Biểu mẫu đang áp dụng;
- Yêu cầu về Đại hội và hồ sơ nhân sự Ban Chấp hành;
- Hình thức nộp hồ sơ.
Lưu ý: Quy trình thành lập công đoàn cơ sở vẫn thực hiện theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam và hướng dẫn của Tổng Liên đoàn; riêng đầu mối tiếp nhận hồ sơ cần xác định theo cơ cấu tổ chức hiện hành.
3. Bước 1: Thành lập Ban vận động
Ở doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở, đoàn viên công đoàn hoặc người lao động có quyền thành lập Ban vận động thành lập công đoàn cơ sở.
Ban vận động phải có ít nhất 03 người, gồm:
- 01 Trưởng ban;
- Các thành viên Ban vận động.
Nhiệm vụ chính là tuyên truyền, vận động người lao động tham gia Công đoàn và chuẩn bị Đại hội thành lập.
Khi có từ 05 người trở lên, gồm đoàn viên công đoàn và người lao động có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam, Ban vận động tiến hành chuẩn bị Đại hội thành lập theo hướng dẫn của công đoàn cấp trên.
Tài liệu nên chuẩn bị ở bước này
Để thuận tiện cho quá trình tổ chức Đại hội và lưu hồ sơ, Ban vận động nên chuẩn bị:
| Tài liệu | Mục đích |
|---|---|
| Danh sách Ban vận động | Ghi nhận Trưởng ban và các thành viên |
| Đơn xin gia nhập Công đoàn | Thể hiện nguyện vọng tự nguyện của NLĐ |
| Danh sách người đăng ký gia nhập | Tổng hợp số người tham gia |
Không cần có quyết định của Giám đốc thành lập Ban vận động. Ban vận động được hình thành từ phía người lao động; công đoàn cấp trên có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ trong quá trình thành lập.
4. Bước 2: Chuẩn bị và tổ chức Đại hội thành lập công đoàn cơ sở
Khi có từ 05 người trở lên gồm đoàn viên công đoàn và người lao động có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam, Ban vận động tiến hành chuẩn bị Đại hội thành lập công đoàn cơ sở theo hướng dẫn của công đoàn cấp trên.
Thành phần tham dự chủ yếu gồm Ban vận động, đoàn viên và người lao động có đơn gia nhập Công đoàn. Đại diện công đoàn cấp trên có thể tham dự để hướng dẫn, hỗ trợ quá trình tổ chức Đại hội.
Nội dung chính của Đại hội
Đại hội thực hiện các nội dung chính sau:
- Báo cáo quá trình vận động thành lập công đoàn cơ sở.
- Công bố danh sách người lao động có đơn gia nhập Công đoàn Việt Nam.
- Tuyên bố thành lập công đoàn cơ sở.
- Bầu Ban Chấp hành công đoàn cơ sở.
- Bầu Chủ tịch công đoàn cơ sở.
- Thông qua phương hướng, kế hoạch hoạt động của công đoàn cơ sở.
Đại diện công đoàn cấp trên, cấp ủy hoặc người sử dụng lao động có thể phát biểu nếu có. Việc bầu Ban Chấp hành và Chủ tịch được thực hiện bằng bỏ phiếu kín theo quy định.
Hồ sơ cần lập sau Đại hội
Sau Đại hội, cần lập các tài liệu chính phục vụ hồ sơ đề nghị công đoàn cấp trên công nhận:
| Hồ sơ | Mục đích |
|---|---|
| Biên bản Đại hội thành lập công đoàn cơ sở | Ghi nhận toàn bộ nội dung và kết quả Đại hội |
| Biên bản kiểm phiếu bầu cử tại Đại hội | Xác nhận kết quả bầu Ban Chấp hành và các chức danh được bầu tại Đại hội |
Phiếu bầu cử không phải là thành phần hồ sơ đề nghị công nhận, nhưng cần được lưu theo quy định để phục vụ việc kiểm tra khi cần thiết.
Các tài liệu như chương trình Đại hội, báo cáo quá trình vận động hoặc kế hoạch hoạt động có thể được chuẩn bị để phục vụ Đại hội, nhưng không phải thành phần hồ sơ bắt buộc nộp nếu công đoàn cấp trên không có yêu cầu riêng.
Sau khi Đại hội kết thúc, Ban vận động bàn giao tài liệu và kết quả Đại hội cho Ban Chấp hành công đoàn cơ sở vừa được bầu để tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.
5. Bước 3: Họp Ban Chấp hành lần thứ nhất
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi kết thúc Đại hội thành lập, Ban Chấp hành công đoàn cơ sở phải tổ chức Hội nghị Ban Chấp hành lần thứ nhất để hoàn thiện các chức danh và bộ máy cần thiết trước khi đề nghị công đoàn cấp trên công nhận.
Tùy quy mô, Hội nghị thực hiện:
- Bầu Phó Chủ tịch công đoàn theo cơ cấu;
- Bầu Ban Thường vụ nếu Ban Chấp hành có từ 09 ủy viên trở lên. Số thành viên Ban Thường vụ không quá 1/3 số ủy viên Ban Chấp hành;
- Bầu Ủy ban Kiểm tra và Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra nếu công đoàn cơ sở có từ 30 đoàn viên trở lên.
Đối với công đoàn cơ sở có dưới 30 đoàn viên, không phải thành lập Ủy ban Kiểm tra; theo Điều lệ, công đoàn cấp trên trực tiếp chỉ định 01 ủy viên Ban Chấp hành làm công tác kiểm tra.
Nếu Chủ tịch công đoàn đã được bầu trực tiếp tại Đại hội thành lập thì không phải bầu lại Chủ tịch tại Hội nghị Ban Chấp hành lần thứ nhất.
Hồ sơ cần lập
Nếu Hội nghị Ban Chấp hành có thực hiện bầu các chức danh, cần lập: Biên bản bầu cử tại Hội nghị Ban Chấp hành.
Đây là tài liệu được đưa vào hồ sơ đề nghị công đoàn cấp trên công nhận nếu có phát sinh việc bầu cử tại Hội nghị.
Phiếu bầu và các tài liệu phục vụ cuộc họp được lưu theo quy định, không phải hồ sơ phải nộp.
Ví dụ: Startup có 12 đoàn viên, Đại hội bầu BCH gồm 3 người và đã bầu Chủ tịch. Sau Đại hội, BCH họp để bầu Phó Chủ tịch. Do chỉ có 3 ủy viên BCH và dưới 30 đoàn viên nên không có Ban Thường vụ và không phải bầu Ủy ban Kiểm tra.
6. Bước 4: Lập hồ sơ đề nghị công nhận công đoàn cơ sở
Đây là bộ hồ sơ quan trọng nhất.
Theo Hướng dẫn 38/HD-TLĐ, hồ sơ gửi công đoàn cấp trên gồm:
| STT | Hồ sơ |
|---|---|
| 1 | Văn bản đề nghị công nhận đoàn viên, công đoàn cơ sở và kết quả bầu cử |
| 2 | Danh sách đoàn viên và NLĐ có đơn xin gia nhập Công đoàn Việt Nam |
| 3 | Danh sách trích ngang lý lịch BCH, Ban Thường vụ, UBKT và các chức danh nếu có |
| 4 | Biên bản Đại hội thành lập công đoàn cơ sở |
| 5 | Biên bản kiểm phiếu bầu cử tại Đại hội |
| 6 | Biên bản bầu cử tại Hội nghị BCH nếu có |
Đây là danh mục cốt lõi. Công đoàn cấp trên tại từng địa phương có thể hướng dẫn thêm biểu mẫu hoặc tài liệu hành chính để thuận tiện trong quá trình tiếp nhận.
Nộp ở đâu?
Nộp cho công đoàn cấp trên có thẩm quyền quản lý trực tiếp.
Do cơ cấu công đoàn đã thay đổi sau 01/07/2025, doanh nghiệp nên xác nhận trước với Liên đoàn Lao động cấp tỉnh hoặc công đoàn ngành/cấp trên phụ trách doanh nghiệp thay vì sử dụng địa chỉ nộp của các hướng dẫn cũ.
7. Bước 5: Công đoàn cấp trên thẩm định và công nhận
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở, công đoàn cấp trên có trách nhiệm thẩm định.
Nếu hồ sơ và quy trình hợp lệ, công đoàn cấp trên ban hành quyết định công nhận:
- Đoàn viên;
- Công đoàn cơ sở;
- Ban Chấp hành;
- Ủy ban Kiểm tra nếu có;
- Các chức danh theo quy định.
Nếu hồ sơ thiếu hoặc quy trình chưa đúng, công đoàn cấp trên phải thông báo và hướng dẫn bổ sung hoặc thực hiện lại phần chưa phù hợp.
Một điểm quan trọng:
Đại hội tuyên bố thành lập chưa phải là bước cuối cùng. CĐCS cần được công đoàn cấp trên xem xét và ban hành quyết định công nhận theo Điều lệ.
8. Sau khi được công nhận, công đoàn cơ sở phải làm gì?
Sau khi nhận quyết định công nhận, Ban Chấp hành tiến hành:
Khắc con dấu
Công đoàn cơ sở được thực hiện thủ tục sử dụng con dấu theo hướng dẫn.
Mở tài khoản
Có thể mở tài khoản tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước để phục vụ hoạt động công đoàn.
Tổ chức hoạt động
Triển khai kế hoạch đã được Đại hội thông qua và thực hiện chế độ tài chính, đoàn viên, báo cáo theo hướng dẫn của công đoàn cấp trên.
Đồng thời doanh nghiệp và công đoàn cơ sở bắt đầu thiết lập cơ chế phối hợp trong các vấn đề như quan hệ lao động, đối thoại, chính sách người lao động và các nội dung theo pháp luật.
9. Ví dụ: Startup 18 nhân sự thành lập công đoàn như thế nào?
Công ty ABC có 18 lao động.
Trong đó có 7 nhân viên muốn gia nhập Công đoàn Việt Nam.
Bước 1
3 nhân viên trong số này thống nhất thành lập Ban vận động, gồm:
- A – Trưởng ban;
- B – thành viên;
- C – thành viên.
7 NLĐ hoàn thành đơn tự nguyện gia nhập.
Bước 2: Tổ chức Đại hội thành lập
Ban vận động tổ chức Đại hội theo hướng dẫn của công đoàn cấp trên.
Đại hội thực hiện các nội dung chính như công bố danh sách người gia nhập, tuyên bố thành lập CĐCS, bầu Ban Chấp hành, bầu Chủ tịch và thông qua kế hoạch hoạt động.
Ví dụ BCH được bầu gồm:
- A – Chủ tịch;
- B – Ủy viên BCH;
- C – Ủy viên BCH.
Bước 3: Họp Ban Chấp hành lần thứ nhất
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi kết thúc Đại hội, BCH phải tổ chức họp lần thứ nhất.
Với CĐCS chỉ có 7 đoàn viên và BCH 3 người:
- Không thành lập Ban Thường vụ vì BCH chưa đủ 9 ủy viên;
- Không thành lập Ủy ban Kiểm tra vì CĐCS chưa đủ 30 đoàn viên;
- Chủ tịch A đã được Đại hội bầu trực tiếp nên không phải bầu lại;
- BCH thực hiện việc bầu Phó Chủ tịch và hoàn thiện các nội dung cần thiết để lập hồ sơ công nhận.
Ví dụ B được bầu làm Phó Chủ tịch, C tiếp tục là Ủy viên BCH.
Bước 4: Nộp hồ sơ đề nghị công nhận
BCH lập bộ hồ sơ gồm văn bản đề nghị công nhận, danh sách đoàn viên, danh sách trích ngang BCH và chức danh, biên bản Đại hội, biên bản kiểm phiếu tại Đại hội và biên bản bầu cử tại Hội nghị BCH.
Sau đó gửi công đoàn cấp trên có thẩm quyền.
Bước 5: Công đoàn cấp trên công nhận
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, công đoàn cấp trên thẩm định; nếu đủ điều kiện thì ban hành quyết định công nhận đoàn viên, công đoàn cơ sở, Ban Chấp hành và các chức danh liên quan.
10. Vai trò của doanh nghiệp trong quá trình này là gì?
Đây là phần Startup rất dễ làm sai.
Doanh nghiệp không phải người bầu Chủ tịch công đoàn, cũng không nên lựa chọn người mà Ban Giám đốc muốn làm cán bộ công đoàn.
Vai trò phù hợp của doanh nghiệp là:
- Tạo điều kiện cho NLĐ thực hiện quyền công đoàn;
- Hỗ trợ địa điểm, thời gian và điều kiện cần thiết theo pháp luật;
- Phối hợp cung cấp thông tin khi cần;
- Không cản trở hoặc phân biệt đối xử với NLĐ tham gia công đoàn;
- Sau khi CĐCS được thành lập thì phối hợp với công đoàn trong quan hệ lao động.
Điều 25 Luật Công đoàn 2024 quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc thừa nhận, tôn trọng và tạo điều kiện cho người lao động thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn.
Doanh nghiệp có thể hỗ trợ thủ tục, nhưng không được biến công đoàn cơ sở thành một “phòng ban do Giám đốc bổ nhiệm”.
Đây là ranh giới rất quan trọng.
11. Chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng kinh phí công đoàn không?
Có. Đây là vấn đề rất nhiều doanh nghiệp nhỏ nhầm lẫn.
Theo Luật Công đoàn hiện hành, doanh nghiệp thuộc đối tượng quy định phải đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. Nghị định 105/2026/NĐ-CP hiện là văn bản hướng dẫn về tài chính công đoàn và có hiệu lực từ 16/05/2026.
Vì vậy:
Chưa thành lập công đoàn cơ sở không đồng nghĩa doanh nghiệp được miễn kinh phí công đoàn.
Cần phân biệt:
Kinh phí công đoàn → khoản do doanh nghiệp đóng theo pháp luật.
Đoàn phí công đoàn → khoản do đoàn viên công đoàn đóng theo quy định của tổ chức Công đoàn.
Hai khoản này không phải một.
Xem hướng dẫn chi tiết về cách nộp kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn và các quyền lợi doanh nghiệp, công đoàn cơ sở cần biết tại:
12. Những lỗi SME thường gặp khi thành lập công đoàn
| Lỗi | Vì sao sai |
|---|---|
| Giám đốc tự ra quyết định thành lập CĐCS | Việc thành lập dựa trên sự tự nguyện của NLĐ |
| Giám đốc chỉ định Chủ tịch Công đoàn | Chủ tịch phải được bầu theo quy định |
| Có 2–3 người cũng tiến hành thành lập | Chưa đạt tối thiểu 5 người tham gia |
| Không có đơn gia nhập | Thiếu căn cứ thể hiện sự tự nguyện |
| Chỉ họp rồi tuyên bố thành lập | Chưa hoàn tất thủ tục công nhận |
| Không lập biên bản kiểm phiếu | Hồ sơ công nhận không đầy đủ |
| Dùng mẫu cũ và nộp LĐLĐ quận/huyện | Cơ cấu công đoàn đã thay đổi từ 01/07/2025 |
| Không có CĐCS nên không đóng KPCĐ | Sai về nghĩa vụ tài chính công đoàn |
Checklist thủ tục thành lập công đoàn cơ sở
Đối với một SME, có thể kiểm tra nhanh theo trình tự:
Đây là luồng HR có thể sử dụng trực tiếp như một checklist triển khai.
Căn cứ pháp lý hiện hành
Luật Công đoàn số 50/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2025.
Luật số 97/2025/QH15, sửa đổi một số nội dung của Luật Công đoàn, có hiệu lực từ 01/07/2025.
Điều lệ Công đoàn Việt Nam khóa XIII, ban hành kèm Quyết định 2399/QĐ-TLĐ ngày 25/12/2024.
Hướng dẫn 38/HD-TLĐ ngày 27/12/2024 hướng dẫn thi hành Điều lệ Công đoàn Việt Nam; Mục 13 quy định chi tiết quy trình thành lập công đoàn cấp cơ sở.
Nghị định 105/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 16/05/2026, hướng dẫn một số nội dung về tài chính công đoàn.
Kết luận
Thủ tục thành lập công đoàn cơ sở không quá phức tạp nếu thực hiện đúng thứ tự.
Điểm SME cần nhớ nhất là doanh nghiệp không phải chủ thể tự thành lập công đoàn. Quá trình phải xuất phát từ sự tự nguyện của người lao động, được tổ chức Công đoàn hướng dẫn và cuối cùng được công đoàn cấp trên công nhận.
Với HR, có thể tập trung vào ba việc:
Hỗ trợ đúng thủ tục – chuẩn hóa hồ sơ – không can thiệp vào quyền lựa chọn và bầu cử của người lao động.
Nếu làm đúng ngay từ Ban vận động, đơn xin gia nhập và Đại hội thành lập thì phần hồ sơ công nhận phía sau tương đối rõ ràng.
