Quy trình nghỉ việc là một trong những quy trình phổ biến nhất trong doanh nghiệp. Cả nhân viên và người quản lý đều cần cần nắm được các quy định
I. Quy trình nghỉ việc theo quy định năm 2022
Bước 1. Viết và nộp đơn xin nghỉ việc đúng thời hạn
Người lao động có mong muốn nghỉ việc tại công ty cũ cần viết đơn theo mẫu NS – 09 – BM01. Mẫu này được lấy trực tiếp tại phòng nhân sự hoặc có thể tra cứu trên Internet.
Đi kèm với đơn xin nghỉ việc, người lao động phải đảm bảo thời hạn báo trước. Nếu thời gian báo cáo quá ngắn, người lao động sẽ không được hưởng lương, thưởng hoặc phải bồi thường cho doanh nghiệp.
Mẫu đơn xin nghỉ việc theo quy định là NS- 09 – BM01
Cụ thể, theo khoản 1, điều 35 trong Bộ Luật lao động 2019 và điều 7 nghị định 145/2020/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Bộ Luật lao động, thời hạn người xin nghỉ cần thông báo là:
- Đối với hợp đồng lao đồng lao động kéo dài từ 12 đến 36 tháng: Người lao động báo trước 30 ngày.
- Đối với hợp đồng lao động kéo dài dưới 12 tháng: Người lao động báo trước 3 ngày.
- Đối với hợp đồng không quy định rõ thời hạn: Người lao động báo trước 45 ngày.
Ngoài ra, một số ngành nghề đặc thù sẽ có thêm quy định khác nhằm duy trì hoạt động ổn định cho tổ chức.
Bước 2. Quản lý nhận đơn và xem xét lý do
Sau khi hoàn tất đơn xin nghỉ, nhân viên nộp đơn đến người có thẩm quyền, trách nhiệm xem xét như trưởng nhóm, trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận. Nếu người xin nghỉ đang giữ vị trí quản lý thì Giám đốc sẽ là người tiếp nhận hoặc chuyển trực tiếp đến phòng nhân sự.
Ở bước này, các cấp có thẩm quyền nên xác định rõ hơn nguyện vọng, lý do nhân sự xin nghỉ. Trong trường hợp hai bên không đạt được thỏa thuận mới thì quản lý ký xác nhận, chuyển lại đơn cho nhân viên. Thời gian xem xét không được kéo dài quá 2 ngày làm việc.
Bước 3: Xin xác nhận của bộ phận nhân sự
Người xin nghỉ nhận được đơn có chấp thuận chuyển tiếp tới phòng nhân sự. Bộ phận nhân sự thống nhất lần cuối với các cấp quản lý và giải quyết yêu cầu trong tối đa 3 ngày làm việc.
Bộ phận nhân sự xác nhận yêu cầu nghỉ việc
Bước 4: Duyệt và bàn giao công việc
Quy trình xin nghỉ việc tiếp theo là phòng nhân sự chuyển đơn lên Giám đốc kèm theo phương án đề xuất người thay thế. Quá trình này không nên kéo dài hơn 4 ngày.
Khi đã được tất cả các cấp phê duyệt, người lao động có trách nhiệm bàn giao công việc, tài liệu đang phụ trách cho người thay thế.
Thông thường, nhiều doanh nghiệp chỉ yêu cầu nhân sự hướng dẫn, đào tạo người mới. Tuy nhiên, một số đơn vị sẽ cần có thêm mẫu, chứng từ xác nhận bàn giao lại tài sản, đồng phục, giấy tờ liên quan do công ty cung cấp.
Bước 5: Thanh lý hợp đồng
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện thanh lý hợp đồng với cán bộ, nhân viên nghỉ việc. Công đoạn này bao gồm những nội dung:
Bàn giao công việc cho người thay thế và thanh lý hợp đồng cũ
- Hoàn thành trọn vẹn công việc được giao trước khi nghỉ việc hoặc chuyển giao toàn bộ cho nhân sự mới.
- Ký biên bản bàn giao trang thiết bị làm việc như máy tính, điện thoại, xe di chuyển…
- Ký biên bản giao lại tài liệu, hồ sơ.
- Nộp bản cam kết nghỉ việc.
Bước 6: Quyết định cho nghỉ việc
Phòng nhân sự tổng hợp đầy đủ dữ liệu để lập biên bản, soạn thảo quyết định nghỉ việc. Quyết định này phải trình lên Giám đốc ký lần cuối và chuyển cho người lao động, quản lý bộ phận. Cuối cùng, bộ phận nhân sự cùng kế toán mỗi bên lưu giữ 1 bản.
Lưu ý, quyết định cần đính kèm chứng từ thanh lý, bảng chấm công, đánh giá để phục vụ thanh toán chế độ phúc lợi về sau.
Bước 7: Thanh toán các chế độ còn lại
Phòng kế toán sẽ phối hợp cùng các phòng ban liên quan trong quy trình nghỉ việc. Kế toán viên khi nhận đủ hồ sơ có thể liên hệ với người xin nghỉ lên làm thủ tục nhận phúc lợi được hưởng trong thời gian còn làm việc.
Doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền lương, bảo hiểm… trong khoảng từ 1 tuần đến 1 tháng. Nếu nhân viên vẫn còn thắc mắc, khiếu nại thì phòng nhân sự có trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết triệt để.
II. Những điều cần lưu ý khi khi thực hiện quy trình nghỉ việc
Quy trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ giúp người lao động sớm tiếp cận cơ hội mới. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp nhanh chóng vận hành ổn định. Chính vì vậy, dù ở cương vị nào, bạn cũng cần lưu ý một số nguyên tắc sau:
1. Tính thời điểm
Quy trình xin nghỉ việc nên bắt đầu vào thời điểm thích hợp. Người lao động cần dành thời gian xác định chính xác về hướng đi tiếp theo của bản thân.
Ngưởi lao động nên cân nhắc thời điểm nghỉ việc phù hợp với bản thân và doanh nghiệp
Ngược lại, doanh nghiệp cần trao đổi, lắng nghe nhân viên để đưa ra phương án tối ưu nhất. Việc thiếu đi một nhân sự nòng cốt có nguy cơ khiến công việc bị rối loạn, làm chậm tiến độ chung.
2. Thông báo trước
Thông báo về quyết định nghỉ việc trước một khoảng thời gian là ưu tiên quan trọng trong quy trình. Doanh nghiệp nên thống nhất thời hạn chi tiết tại các điều khoản của hợp đồng lao đồng.
Như vậy, ngay từ khi nhận việc nhân viên đã nắm được thời gian cần thông báo. Họ sẽ có ý thức trách nhiệm cao hơn để chuẩn bị chuyển giao, đào tạo người thay thế.
3. Chuẩn bị mẫu đơn xin nghỉ
Quy trình nghỉ việc không thực sự chuyên nghiệp khi người lao động không có mẫu đơn đúng quy định. Việc viết đơn xin nghỉ cũng cần thể hiện đầy đủ thông tin, lý do, giọng văn khách quan và tôn trọng. Dưới đây là một mẫu đơn xin nghỉ cơ bản:
Mẫu đơn xin nghỉ việc tiêu chuẩn
4. Sắp xếp lịch hẹn trao đổi trực tiếp với đại diện quản lý và phòng nhân sự
Thay vì viết Email hoặc chỉ gửi đơn từ chức, người lao động cùng đại diện doanh nghiệp nên tiến hành trao đổi hai chiều.
Nó là cơ hội để nhân viên bày tỏ quan điểm, chia sẻ về khó khăn hay hạn chế trong quá trình làm việc. Doanh nghiệp lắng nghe để có thêm cơ sở cải thiện cách thức quản lý tối ưu hơn. Thêm vào đó, buổi trao đổi sẽ giúp hai bên thống nhất phương án dự phòng trước khi nhận đơn chính thức.
5. Bàn giao công việc
Bàn giao công việc là bước bắt buộc trong quy trình nghỉ việc. Hành động này thể hiện tinh thần trách nhiệm cao. Doanh nghiệp có thể chủ động lập các hạng mục phải bàn giao cho nhân sự xin nghỉ:
- Liệt kê công việc còn dở dang và thông tin công việc cho người kế nhiệm.
- Gửi lại hướng dẫn sử dụng thiết bị (đối với những vị trí kỹ thuật hoặc quản lý máy móc, dây chuyền hiện đại).
- Có thể dẫn dắt người mới trong khoảng thời gian đầu.
Đặc biệt, khi giải quyết thủ tục nghỉ việc, người lao động và doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề pháp luật. Đây là cách để hai bên bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình, tránh sai phạm không đáng có.
III. Cách quản lý quy trình nghỉ việc hữu ích cho doanh nghiệp
Như đã đề cập ở trên, tất cả các doanh nghiệp đều phải xử lý những tình huống nhân viên xin nghỉ việc. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách hệ thống hóa quy trình thành một khuôn mẫu hoàn chỉnh, phù hợp với mọi trường hợp.
Phương pháp quản lý thủ công sẽ khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian sắp xếp công việc. Từ đó gây ra tình trạng mất phương hướng làm việc, tạo thêm gánh nặng lên đội ngũ nhân sự ở lại.
Quan trọng hơn, quy trình nghỉ việc chỉ là một trong số hàng trăm, hàng nghìn quy trình làm việc của các phòng ban, đội nhóm. Vì vậy, doanh nghiệp cần giải phóng người lao động và các cấp quản lý khỏi áp lực trên bằng một hệ thống quy trình tự động hóa ngay hôm nay.
IV. Kết luận
Có thể nói, xây dựng quy trình nghỉ việc hoàn thiện cho phép doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm nhiều thời gian, nhanh chóng ổn định công việc mới. Từ đó, nó tạo tiền đề để hai bên sẵn sàng đón chào khởi đầu mới, bước tiến mới trong tương lai.
COMMENTS