Kế toán trưởng là vị trí rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, là người tổ chức, quản lý và vận hành toàn bộ hệ thống kế toán của đơn vị một cách hữu
1. Kế toán trưởng là chức vụ gì và tiêu chuẩn của một kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán. Là vị trí rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, là người tổ chức, quản lý và vận hành toàn bộ hệ thống kế toán của đơn vị một cách hữu hiệu, cũng là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính, phục vụ cho nhu cầu quản lý của Ban giám đốc và các cơ quan ban ngành theo quy định của pháp luật.
1.1 Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng
Theo Điều 51 và Điều 54, Luật kế toán 2015, kế toán trưởng cần hội tụ những tiêu chuẩn và điều kiện sau:
Hình 2: Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng1.2 Trách nhiệm của kế toán trưởng
Theo Điều 55, Luật Kế toán, Kế toán trưởng có trách nhiệm như sau:
1.3 Các quy định khác
Kế toán trưởng vừa có thể là người lao động do doanh nghiệp tuyển dụng, là nhân viên cơ hữu làm việc toàn thời gian tại doanh nghiệp hoặc được thuê ngoài. Theo Điều 56, Luật Kế toán, doanh nghiệp được quyền ký hợp đồng với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ làm kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc ưu và nhược điểm khi sử dụng dịch vụ thuê kế toán trưởng:
2. Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng
Hướng dẫn lập mẫu quyết định bổ nhiệm vị trí kế toán trưởng
Mẫu quyết định bổ nhiệm vị trí kế toán trưởng cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:
- Tên công ty, số Quyết định
- Quốc hiệu, tiêu ngữ
- Thời gian, địa điểm ra Quyết định
- Tên Quyết định
- Nội dung trong Quyết định:
- Thông tin cá nhân và chức vụ (nếu có) của người được bổ nhiệm
- Nghĩa vụ, quyền hạn của người được bổ nhiệm
- Danh sách những người liên quan có trách nhiệm thi Quyết định
- Nơi nhận Quyết định
- Chữ ký, đóng dấu xác nhận của người có thẩm quyền bổ nhiệm
Khi nào cần sử dụng mẫu bổ nhiệm kế toán trưởng?
Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng được dùng khi ban lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp muốn bổ nhiệm một ai đó nắm giữ vị trí kế toán trưởng, được ban hành trong công ty. Lý do cho việc bổ nhiệm này có thể do người cũ nghỉ hưu hoặc người đương nhiệm chưa hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Tải mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng
Căn cứ theo quy định tại khoản 1, điều 20 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 thì đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng trừ các đơn vị được quy định theo pháp luật. Trường hợp đơn vị chưa bổ nhiệm được ngay kế toán trưởng thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định. Thời gian bố trí người phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng, sau thời gian này đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng.
| CÔNG TY…… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: …/20…/QĐ – ……… | Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
……, ngày … tháng … năm 20..
QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY …..
V/v: Bổ nhiệm Kế toán trưởng Công ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ………………….
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020.
– Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty…………………….;
– Căn cứ vào Biên bản họp Hội đồng Quản trị Công ty………………………;
– Căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh;
– Xét năng lực và phẩm chất cán bộ;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Bổ nhiệm
Ông/Bà: ………………………….. Giới tính: ……………
Sinh ngày: …./…./…. Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam
Số CMND/Hộ chiếu: ………………
Nơi cấp: ………………..….. Ngày cấp: …/…/….
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ………………………………
…………………………………………………………..
Chỗ ở hiện tại: ……………………………………
…………………………………………………………….
Giữ chức vụ: Kế toán trưởng Công ty ………………………………
Điều 2: Ông (bà) ………………………….. có các nghĩa vụ:
– Giúp giám đốc tổ chức công tác kế toán, thống kê, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
– Tuân thủ Luật pháp và tuân thủ quy chế quản lý tài chính của Công ty;
– Phải tổ chức, đôn đốc, kiểm tra các nhân viên kế toán của mình, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của kế toán.
Và các quyền:
– Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp lập chứng từ cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó một cách chính xác và chuyển về phòng kế toán các chứng từ đó đầy đủ, kịp thời;
– Yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp phối kết hợp thực hiện các công việc có liên quan;
– Ký duyệt các chứng từ, báo cáo và phải bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ này.
– Ông (bà) …………………… được hưởng lương, bảo hiểm xã hội, chế độ công tác phí theo quy định trong Hợp đồng lao động và các quy chế tài chính khác của Công ty
Điều 3: Ông (bà) …………………… và những người liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
| Nơi nhận: – Như điều 3 – Lưu VP | T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH |
Quy trình bổ nhiệm kế toán trưởng cần căn cứ vào Quy trình tổ chức cán bộ của từng doanh nghiệp. Thường thì quy trình lựa chọn và bổ nhiệm cán bộ kế toán sẽ xem xét người được giới thiệu có đầy đủ điều kiện, tiêu chuẩn để bổ nhiệm Kế toán trưởng hay không, sau đó thực hiện đúng các bước bổ nhiệm theo quy định chi tiết của từng doanh nghiệp như: đánh giá trình độ năng lực, lấy phiếu tín nhiệm, … Hoặc nếu doanh nghiệp tuyển mới thì tổ chức thi tuyển bằng nhiều hình thức khác nhau, có thể thi viết hoặc thực hiện phỏng vấn trực tiếp hay kết hợp cả hai cách…
Sau khi bổ nhiệm kế toán trưởng, doanh nghiệp cần thông báo đến các cơ quan có liên quan.
3. Thông báo thông tin bổ nhiệm kế toán trưởng
Sau khi hoàn tất Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, cần thông báo cho các bên sau:
3.1. Sở kế hoạch và đầu tư
Bước 1: Soạn hồ sơ – Hồ sơ bao gồm
- Thông báo Phụ lục II -1 (Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư);
- Giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp không phải đại diện pháp luật;
- Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân bản sao y công chứng.
Cách điền thông báo Phụ lục II-1
Điền đầy đủ thông tin ở 3 phần
Phần 1:
=> Điền theo thông tin trên giấy đăng ký Doanh nghiệp
Phần 2:
=> Điền thông tin về Kế toán trưởng bao gồm Họ và tên và Điện thoại liên hệ
Phần 3:
? Đánh dấu X vào ô “Đề nghị Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận thay đổi…” – trường hợp không đánh dấu vẫn được coi là đăng ký xác nhận thay đổi kế toán trưởng/ bổ nhiệm kế toán trưởng mới.
? Người đại diện pháp luật của Doanh nghiệp ký và ghi họ tên, không cần đóng dấu.
Bước 2: Đăng ký online
- Các hồ sơ sau như bước 1 sau khi chuẩn bị xong, cần được scan định dạng pdf, lưu file và nộp online cho Sở kế hoạch và đầu tư tại website: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2fonline%2fdefault.aspx
- Người nộp hồ sơ đăng ký tài khoản, sau đó đăng nhập vào tài khoản nộp hồ sơ và đăng ký Thông báo kế toán trưởng theo hướng dẫn tại link sau: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/Images/hdsddvc/26012018_094714_AM_Thong%20bao%20thay%20doi%20ke%20toan%20truong%20v1.pdf
Bước 3: Nhận kết quả:
- Hồ sơ thành công sẽ nhận được email xác nhận hoặc email đề nghị sửa đổi bổ sung.
- Trường hợp bộ hồ sơ tại Bước 1, có Đánh dấu X vào ô “Đề nghị Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận thay đổi…” sẽ được nhận một giấy xác nhận từ Sở kế hoạch và đầu tư và thông báo đã thay đổi kế toán trưởng;
- Hồ sơ đăng ký và kết quả được lưu vào hồ sơ pháp lý của công ty.
3.2 Các đối tượng khác
Bên cạnh đó, thông tin kế toán trưởng cần được thông báo với:
– Ngân hàng: nhằm thay đổi chữ ký kế toán trưởng, tránh tình huống các giao dịch không được hoàn thành do khác chữ ký hoặc tình trạng trục lợi, gian lận;
– Các nhà cung cấp: nhằm thay đổi email nhận hóa đơn điện tử;
– Thông báo với cơ quan thuế, tại Website https://thuedientu.gdt.gov.vn: nhằm thay đổi email nhận kết quả hồ sơ khai thuế và nộp thuế;
– Thông báo với cơ quan bảo hiểm, tại Website https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn: nhằm thay đổi email nhận thông báo nộp và kết quả hồ sơ bảo hiểm.
3. Các trường hợp bổ nhiệm kế toán trưởng
3.1 Bổ nhiệm mới kế toán trưởng
Kế toán trưởng tại các doanh nghiệp mới thành lập hoặc bổ nhiệm mới vị trí kế toán trưởng tại doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận hành của bộ máy kế toán. Đây là giai đoạn đặt nền móng việc thiết kế các mẫu biểu chứng từ, báo cáo lưu hành nội bộ, xét duyệt và luân chuyển chứng từ,… áp dụng xuyên suốt trong cả quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
3.2 Thay đổi kế toán trưởng (bãi nhiệm kế toán trưởng cũ và bổ nhiệm kế toán trưởng mới)
Việc thay đổi Kế toán trưởng trong quá trình hoạt động kinh doanh không thường xuyên xảy ra nhưng không phải là hiếm gặp. Quy trình bổ nhiệm Kế toán trưởng mới sau khi thông báo đến Sở kế hoạch đầu tư và các bên khác như trên đã đề cập, Kế toán trưởng mới cần “thận trọng” trong việc bàn giao công việc của Kế toán trưởng cũ, cơ bản như sau:
STT | Nội dung bàn giao | Chi tiết |
| 1 | Sổ sách kế toán | – Nhận bàn giao báo cáo tài chính đã khớp số liệu giữa các báo cáo thành phần và tờ khai thuế – Nhận bàn giao và chốt số liệu đến thời điểm chuyển giao – Nhận bàn giao số liệu chi tiết của các khoản mục tổng hợp |
| 2 | Báo cáo thuế | – Nhận bàn giao thông tin đăng nhập việc khai thuế và nộp thuế online tại trang: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ – Nhận bàn giao các tờ khai thuế đã nộp – Nhận bàn giao đầy đủ các bảng kê mua vào và bán ra. Các biên bản giải trình lý do chênh lệch giữa doanh thu bán ra trên bảng kê và doanh thu trên sổ sách kế toán – Nhận bàn giao dữ liệu chi tiết số liệu căn cứ lập tờ khai |
| 3 | Thông tin Bảo hiểm | – Nhận bàn giao thông tin đăng nhập việc lập hồ sơ bảo hiểm – Nhận bàn giao các hồ sơ bảo hiểm đang chờ và chưa được giải quyết |
| 4 | Chữ ký số (token) | – Nhận bàn giao chữ ký số (token) với đầy đủ thông tin đăng nhập, mã pin |
| 5 | Hồ sơ, chứng từ kế toán khác | – Tuỳ theo loại hình kinh doanh khác nhau, cần nhận bàn giao về chứng từ gốc đầy đủ theo danh sách, cách lưu trữ chứng từ, luân chuyển chứng từ và các tài liệu khác (nếu có) |
| 6 | Bàn giao danh mục các tài sản, hàng hóa, vật tư… kèm theo báo cáo kiểm kê đến thời điểm bàn giao | – Báo cáo kiểm kê các tài sản, hàng hóa, vật tư, máy móc thiết bị đến thời điểm bàn giao – Nêu rõ tình trạng của tài sản bàn giao (còn sử dụng được hay không, đã hỏng, kém phẩm chất, mất phẩm chất…) |
| 7 | Bàn giao các khoản công nợ (Nợ phải thu, nợ phải trả, nợ bên trong, nợ bên ngoài như nợ thuế, nợ BHXH…) | – Bàn giao các khoản công nợ phải thu, phải trả bao gồm đầy đủ sổ sách, biên bản đối chiếu, hợp đồng, phụ lục và tình trạng của các khoản nợ (còn khả năng thanh toán, mất khả năng thanh toán, khó đòi…) Trách nhiệm thu hồi các khoản nợ (do nhân viên bán hàng hay do lãnh đạo bảo lãnh, ngân hàng bảo lãnh…) |
Lưu ý: Việc bàn giao từ Kế toán trưởng cũ cho Kế toán trưởng mới không làm giảm trách nhiệm của Kế toán trưởng cũ trong suốt thời gian đương nhiệm (theo Khoản 3, Điều 51, Luật Kế toán).
Qua bài viết, Cộng Đồng CEO Việt Nam hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình bổ nhiệm kế toán trưởng từ đó giúp quý doanh nghiệp đảm bảo sự ổn định của bộ máy kế toán trong nội bộ doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
Kế toán trưởng là người nắm vai trò trọng yếu trong hoạt động của bộ máy tài chính của doanh nghiệp. Bổ nhiệm kế toán trưởng là quyết định có nhiều ảnh hưởng đến bộ máy kế toán doanh nghiệp. Phần mềm kế toán cũng tương tự như vậy, là yếu tố hỗ trợ nhiều cho hoạt động của phòng kế toán, giúp ích cho các kế toán doanh nghiệp bao gồm cả kế toán trưởng và các thành viên trong việc thực hiện các nghiệp vụ của mình. Bởi vậy, doanh nghiệp cần hết sức chú ý trong việc quyết định sử dụng cũng như lựa chọn phần mềm kế toán.
COMMENTS