Mẫu OKR được viết tắt của cụm từ tiếng Anh Objectives and Key Results. Đây là một trong những phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả nhất hiện nay.
Để quản trị mục tiêu chặt chẽ trong từng phòng ban, cá nhân, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần áp dụng mẫu OKR. Đây là phương pháp đã được các tập đoàn hàng đầu thế giới ứng dụng thành công. Vậy OKR là gì? Doanh nghiệp của bạn nên lập bảng OKR như thế nào? Bài viết dưới đây của Kiến Thức Quản Trị sẽ giúp bạn hiểu hơn về OKR và cách thức ứng dụng trong công việc.
I. OKR là gì?
1. Định nghĩa về OKR
Mẫu OKR được viết tắt của cụm từ tiếng Anh Objectives and Key Results. Đây là một trong những phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả nhất hiện nay.
Trong đó, doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi lớn là:
- Objectives – Mục tiêu: Mục tiêu của tổ chức là gì?
- Key Result – Kết quả then chốt: Đâu là cách thức đạt được mục tiêu và hệ thống đo đường hiệu quả đã đạt được?
Từ đó, OKR đóng vai trò như công cụ liên kết các thành viên trong công ty bằng những mục tiêu cụ thể. Các bộ phận và từng cá nhân sẽ luôn hoạt động thống nhất dựa trên một mục tiêu chung quan trọng nhất.
2. Đặc điểm của OKR
Trên thế giới, có rất nhiều phương pháp quản lý mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên, mẫu OKR vẫn chứng minh được ưu điểm to lớn với các công ty qua những đặc điểm như:
- Mục tiêu có tính tham vọng: Thay vì đặt ra các mục tiêu dễ dàng đạt được, doanh nghiệp cần đưa ra những dấu mốc thách thức hơn. Cách làm này không chỉ thúc đẩy đội ngũ nhân viên cố gắng nâng cao năng lực mà còn tạo tiền đề cho doanh nghiệp bứt phá.
- Đo lường kết quả bám mục tiêu: OKR luôn gắn với các số liệu có thể đo lường và đánh giá hiệu quả thực tế.
- Đề cao sự minh bạch: Mọi thành viên trong tổ chức đều nắm được OKR và vai trò của bản thân trong quá trình làm việc.
4. Ví dụ về OKR
Nếu công ty của bạn đang lên kế hoạch ra mắt một dòng sản phẩm mới thì các bộ phận đề sẽ có mẫu OKR khác nhau. Ví dụ, phòng Marketing được giao mục tiêu thu hút 1000 người mua sản phẩm trong tháng đầu tiên. Lúc này, kết quả then chốt của Marketing có thể là:
- Đạt mức truy cập vào web bán hàng: Trung bình 300 lượt truy cập một ngày
- Được 5 trang báo lớn, uy tín trong ngành giới thiệu về sản phẩm
- Hợp tác với 10 KOLs để lên bài đánh giá tốt về sản phẩm trên các nền tảng mạng xã hội
II. Lợi ích của OKR trong doanh nghiệp
Một mẫu OKR rõ ràng, thực tế sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những lợi thế sau:
1. Tạo sự liên kết chặt chẽ trong nội bộ
Đây là ưu điểm hàng đầu của OKR khi định hướng tất cả các hành động của tập thể về chung một mục đích. Mặc dù OKR có phân chia theo cấp độ và đặc thù chuyên môn, tuy nhiên chúng vẫn tập trung hoàn thành mục tiêu quan trọng nhất của tổ chức.
2. Trao quyền hiệu quả
Người lãnh đạo có thể tự tin ủy quyền và giao việc cho các cá nhân phù hợp hơn. Bởi lẽ, nhân viên đã nắm chắc những nhiệm vụ cần làm để đạt mục tiêu và tập trung cao độ, giảm tỷ lệ sai sót trong công việc.
3. Công bố thông tin minh bạch
OKR được xem như công cụ hữu hiệu tạo nên văn hóa công sở minh bạch, công tâm. Mỗi người đều là một mắt xích quan trọng với trách nhiệm đạt mục tiêu giống nhau.
4. Đánh giá hiệu quả
Một trong những hạn chế của các doanh nghiệp không ứng dụng OKR là khó quản lý mục tiêu. Do không có bảng đo lường hay quy định đánh giá cụ thể, người quản lý sẽ không thể theo dõi được hiệu quả công việc.
Bởi vậy, những kết quả then chốt của OKR là yếu tố vô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp hiện thực hóa mục tiêu và ghi nhận thành tựu, hạn chế thực tiễn theo từng giai đoạn.
5. Tạo động lực cho đội ngũ nhân sự
Đứng trước áp lực công việc cần đạt được, nhân viên và người quản lý đều phải quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn. Qua những nỗ lực đó, hiệu suất của doanh nghiệp sẽ tăng lên nhanh chóng.
III. Các mẫu OKR phổ biến nhất và ví dụ cụ thể
Trên thực tế, việc lập OKR cần phải dựa trên các cơ sở như hoàn cảnh, bối cảnh, đặc điểm và nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Do đó, những mẫu OKR dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp này.
1. Mẫu OKR cho nhân viên
Ở cấp độ cá nhân, OKR được ứng dụng trong cả công việc và cuộc sống thường ngày. Trong đó, mục tiêu sự nghiệp được minh họa như sau:
OKR trở thành nhân viên xuất sắc của phòng:
- Hoàn thành 120% KPI được giao
- Mỗi tháng có 1 ý tưởng cải tiến công việc mới;…
OKR tăng lương trong năm tới:
- Hoàn thành 120% KPI để nhận phần thưởng của công ty
- Tìm kiếm một công việc đầu tư mới;…
2. Mẫu OKR cho người quản lý
Vì vậy, OKR của người đứng đầu đội nhóm, phòng ban thường mang tính định hướng, sâu sát:
Đào tạo đội ngũ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc:
- Thiết lập OKR cho từng thành viên
- Yêu cầu mỗi nhân viên học thêm kỹ năng mới trong 3 đến 6 tháng tới
- Kiểm tra đánh giá khung năng lực định kỳ;…
Đảm bảo các khoản lương thưởng, đãi ngộ cho đội ngũ:
- Giảm các chi phí không cần thiết trong ngân sách
- Đề xuất và thống nhất mức thưởng cho nhân viên xuất sắc nhất với ban giám đốc;…
Xây dựng văn hóa nội bộ:
- Tổ chức teambuilding 3 tháng 1 lần
- Tổ chức văn nghệ tại văn phòng 2 tuần 1 lần;…
3. Một số ví dụ về OKR của doanh nghiệp là:
Cải thiện chất lượng công việc của nhân viên:
- Triển khai sử dụng phần mềm quản lý công việc trong vòng 6 tháng
- Tổ chức đào tạo văn hóa doanh nghiệp 1 tháng 1 lần
- Đánh giá năng lực cá nhân 3 tháng 1 lần;…
Nghiên cứu đánh giá của người dùng về sản phẩm:
- Khảo sát bằng bảng hỏi với 1000 khách hàng mua hàng trong năm vừa qua
- Phỏng vấn trực tiếp 10 khách hàng mua số lượng lớn nhất
- Tổng hợp các vấn đề sản phẩm đang gặp phải và đề xuất 10 cách thức cải tiến;…
Tăng doanh thu quý I:
- Đạt mục tiêu doanh thu được giao là 1 tỷ đồng
- Tăng tỷ lệ người mua thêm 20%
- Giảm tỷ lệ khách hàng không hài lòng xuống 1%;…
Duy trì hoạt động bền vững trong quý I:
- Hoàn thành KPI tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
- Giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống 5%
- Tối ưu các quy trình làm việc để tăng ngay 20% năng suất công việc;…
4. Mẫu OKR theo phòng ban
4.1. Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh hoạt động dựa trên mục tiêu doanh số, do đó, mẫu OKR của bộ phần sẽ cần có những hàng mục sau:
Tăng doanh thu và lợi nhuận theo quý:
- Doanh thu hàng quý tăng đều 10% so với các quý trước
- Bắt đầu bán sản phẩm mới và đạt doanh thu 3 tỷ trong quý I
- Tăng tỷ suất lợi nhuận gộp lên hơn 50%;….
Thiết lập quy trình bán hàng mới để tiết kiệm thời gian, nhân lực:
- Nhân viên kinh doanh cập nhật thông tin bán hàng trên phần mềm quản lý chung
- Mỗi nhân viên thực hiện 3000 cuộc gọi tư vấn khách mua hàng trong quý I;
- Xây dựng 10 bản demo tính năng để tăng sự trực quan, giúp khách hàng hiểu sản phẩm nhanh hơn;…
Xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng đã mua sản phẩm:
- Chăm sóc khách hàng sau bán mỗi tháng, gửi tặng các chương trình ưu đãi mới để thu hút khách mua thêm
- Tổng hợp danh sách khách hàng thân thiết
4.2. Phòng Marketing
Trong bộ phận Marketing, bạn cần có một số biểu mẫu OKR dưới đây:
Thấu hiểu khách hàng mục tiêu:
- Khảo sát nhu cầu, lý do mua hàng, lựa chọn thương hiệu của 1000 khách hàng mới nhất
- Làm rõ hành trình mua hàng, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng của họ
- Đánh giá mức độ hiệu quả của các kênh truyền thông đang sử dụng và đưa ra phương án tối ưu;….
Thực hiện các dự án truyền thông với mục tiêu thu hút người xem và tạo ra chuyển đổi:
- Lên kế hoạch nội dung mới hàng ngày, hàng tuần trên các kênh mạng xã hội, báo chí trong vòng 3 đến 6 tháng
- Tiếp cận 20.000 lượt xem một tháng, tăng tỷ lệ đăng ký tư vấn mua hàng lên 10% mỗi tuần;…
Tối ưu số lượng khách hàng đến từ Marketing:
- Đạt 60.000 lượt truy cập website một thàng
- Đạt 2000 khách hàng mua hàng trong vòng 3 tháng
- Chi phí trên một khách hàng giảm 50% so với tháng trước;…
4.3. Phòng Kế toán
Nếu bạn đang đảm nhận vai trò chuyên môn tại phòng Kế toán, đừng bỏ qua các mẫu OKR hữu ích như:
Cân đối các dòng tiền cho công ty:
- Thực hiện thu công nợ đúng hạn, tỷ lệ đạt ít nhất 80% hàng tháng
- Quản lý ngân sách trên phần mềm kế toán
- Đảm bảo chi phí trung bình hàng tháng không vượt quá 300 triệu;…
Lập kế hoạch chi tiêu cụ thể:
- Họp bàn với quản lý từng bộ phận để nhận dự toán mỗi tháng
- Tổng hợp dự toán chung trước ngày 10 hàng tháng
- Đóng ngân sách chi trước vào ngày 30 hàng tháng;…
Dự đoán dòng tiền và báo cáo với ban lãnh đạo:
- Theo dõi và cảnh báo kịp thời về nguồn tiền lương cho nhân viên trước 1 tuần
- Đánh giá và góp ý cải thiện các nguồn chi tiết vào tuần cuối cùng của mỗi tháng;…
4.4. Phòng Nhân sự
Đội ngũ nhân sự trong công ty thường không bị đánh giá kết quả dựa trên số liệu doanh thu, tăng trưởng. Tuy nhiên, họ vẫn có bảng OKR liên quan trực tiếp đến các hoạt động chuyên môn bao gồm:
Đào tạo về OKR cho các thành viên trong công ty:
- Yêu cầu nhân viên tự học các tài liệu về OKR trong vòng 1 tuần
- Tiến hành kiểm tra mức độ hiểu của nhân viên vào cuối tháng
- Tiến hành kiểm tra khả năng ứng dụng bằng cách cho nhân viên tự lập OKR;…
Tăng tương tác trong tập thể bằng các hoạt động nội bộ:
- Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên theo từng quý
- Tổ chức giao lưu văn nghệ 1 lần 1 tháng
- Tổ chức giải bóng đá giao hữu giữa các bộ phận;…
Tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của doanh nghiệp:
- Tìm kiếm ứng viên trên các kênh mạng xã hội
- Mua gói đăng tin tuyển dụng và thu được 30 thư ứng tuyển trên các chuyên trang như Vietnamwork, TopCV,…
IV. Tạm kết
Hiện nay, mẫu OKR đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ những lợi ích to lớn trong việc định hướng cho nhà quản lý và nhân viên đạt được mục tiêu quan trọng nhất. Chính vì vậy, bạn không nên bỏ qua những ví dụ thực tế về OKR trong doanh nghiệp bên trên. Kiến Thức Quản Trị hy vọng bạn đã có thêm cơ sở ứng dụng vào thực tiễn công việc và gặt hái nhiều thành công!
COMMENTS